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年底了,跨部门沟通共识会:用这10种沟通策略

日期:2024-10-30 访问:856次 作者:admin
对正在学习当个称职领导人的新手主管来说,跨部门沟通不良,可能会让他好不容易建立起来的自信瞬间摧毁。

你认为十万火急的事,到了其它部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。

如何在不同部门各有不同立场与利益的情况下,怎样把话说清楚,把成果做出来?很多人抱怨为什么跨部门沟通这么难?其实,只要掌握几个典型基本原则,进行无障碍的跨部门沟通,并非难事。
 
01
先做好沟通准备

年底了,跨部门沟通共识会:用这10种沟通策略

 
在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。下面的几个问题应该事先想清楚:
 
  • 你希望对方帮你做什么事?

  • 你认为他会要求你做什么?

  • 如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

  • 如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?

02
了解其它部门的“语言”

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跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。
 
因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。原则2的一个重要方法是换位思考,试着站在对方的立场思考:
 
  • “这么做,对业务部的业绩有帮助吗?”

  • “如果我是他,会接受这种做法吗?”

  • “这个方法真的有用吗?”

 
跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。
03
开诚布公是最好的对策

 

年底了,跨部门沟通共识会:用这10种沟通策略

 
你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。
 
相反,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。诚信沟通有四个要素:
 
  • 错的不要解释;

  • 务必不要争执

  • 不打断对方说话;

  • 微笑再微笑;

频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。
04
确保沟通的信息无误

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当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:
 
  • 向对方重复沟通中的主要内容;

  • 利用澄清的方式提出不明白的内容;

  • 谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话;

 
 
05
不要害怕冲突

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在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。
 
艾林哈特在《有效沟通》一书中点出,“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
 
有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”记住,你是部门主管,虽然你要和其它部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。
 
06
呈现知识点,专注中心议题

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让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。
 
这些事实包括:目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等,可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。
 
 
07
多提选项,保持弹性

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当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。
 
专家分析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。
 
08
创造共同话题,一起沟通

 

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无可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味越淡越好。合作的关键在于拥有共同目标。
因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:
 
  • 双方的共同目标是什么?

  • 有什么阻碍双方合作?

  • 创造共同目标的资源是什么?

  • 合作的价值是什么?

09
横向沟通挑准对象


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每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。
 
举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。
 
总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。
10
先微笑,再谈事


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幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:
 
  • 不谈论对方家庭;

  • 不以人身攻击;

  • 不涉及组织敏感话题;

  • 幽默有度,点到即止。


(本文来源培训经理指南,如有侵权请联系删除)


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